Se você já sentiu a necessidade de reunir suas tarefas de modo organizado em mecanismos que auxiliam no gerenciamento de projetos, saiba que, com ferramentas adequadas, é possível encontrar soluções para realizar a organização dos processos e desempenhar de forma mais satisfatória seu trabalho. Desde mídias sociais e anúncios até e-mails, aplicativos e outros recursos, o profissional pode administrar seu negócio e suas tarefas de maneira mais prática, além de melhorar a comunicação entre a equipe, tudo em um único lugar.
As ferramentas que ajudam a gerenciar os workflows (fluxos de trabalho) de uma empresa oferecem diversos benefícios, como maior eficiência nos projetos, coordenação de colaboradores, processos de colaboração, aprovação de materiais de marketing e transparência nos relatórios gerados.
O que são ferramentas de gerenciamento de projetos?
As ferramentas de gerenciamento de projetos foram criadas para facilitar o trabalho de profissionais, que podem concentrar suas demandas em uma única plataforma, otimizando, assim, seu tempo de trabalho e sua produtividade. Entre suas funcionalidades, há a possibilidade de visualizar simultaneamente diversos projetos de forma eficiente, o que proporciona ao profissional o ajuste de tarefas ou o agendamento de reuniões para o planejamento.
Diferenciais dos workflows e das ferramentas de gerenciamento de projetos
Embora sejam amplamente utilizadas para a organização de tarefas, balanço mensal e outras demandas, as planilhas não oferecem relatórios e painéis ideais para o gerenciamento de projetos, o que leva à preferência de muitos profissionais por ferramentas próprias para trabalhar com fluxos de trabalho. Esses mecanismos, portanto, disponibilizam recursos de geração de relatórios personalizados, feitos especialmente para a empresa que os utilizam, tornando os resultados mais assertivos e práticos.
Além de toda a facilidade ofertada pelas plataformas, as ferramentas de workflows permitem que os relatórios sejam compartilhados e visualizados simultaneamente pelos colaboradores e executivos de uma companhia, com todos os passos sendo rastreados, a fim de se obter um maior controle sobre as informações.
Auxílio na comunicação e na logística
Com as ferramentas de gerenciamento e de workflows, é possível estabelecer uma melhor comunicação e logística com seus clientes e demais profissionais presentes no projeto. Sendo assim, muitas plataformas oferecem a opção de acesso como “convidado”, a fim de facilitar a visualização dos recursos e da apresentação do planejamento de forma mais ampla, compartilhando as informações necessárias, enquanto outros relatórios continuam ocultos apenas para a equipe interna da empresa.
Tal funcionalidade revela-se útil, especialmente para profissionais de marketing que atuam em agências como consultores externos, já que é possível apresentar projetos dentro das ferramentas, facilitando, de modo seguro, sua interação com os clientes, ou seja, sem que informações privadas sejam divulgadas.
Além disso, dentre os benefícios, destaca-se, principalmente, a otimização da comunicação entre os membros da equipe, uma vez que é possível trabalhar em conjunto, ainda que em locais remotos, pois as ferramentas possibilitam, por exemplo, o compartilhamento de arquivos e o gerenciamento de tarefas, tornando os processos mais evidentes e a interação entre a equipe mais dinâmica, prática e simplificada.
