Para quem não me conhece, meu nome é Vinicius Miranda e sou um dos fundadores da Consultoria Digital, nesse artigo quero compartilhar com você como faço para organizar meu dia a dia e conseguir cumprir com todas minhas metas diárias.
Antes de eu começar a falar da ferramenta que eu utilizo para gerenciar o meu dia, quero que você entenda qual a diferença de um projeto e um processo segundo a definição de um guia extremamente conhecido no mundo do gerenciamento do projeto. Segundo o PMBOOK, confira abaixo a diferença de Projeto e Processo.
Projeto
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A sua natureza temporária indica um início e um término definidos.”
Exemplos: Construir uma casa, construir um WebSite, fazer uma faculdade etc.
Processo
“Um esforço de trabalho contínuo é geralmente um processo repetitivo porque segue os procedimentos de uma organização.”
Exemplos: Manutenção no site, monitoramento da marca online, gerar a folha de pagamento, pagar contas mensais etc. Basicamente o que é rotina.
Sabendo isso, para conseguir cumprir com todos os seus deveres e com suas metas pessoais, você deve ter um planejamento tanto de sua rotina quanto para seus projetos, você tem que dividir suas tarefas nas 24 horas que existem no dia.
Você pode me perguntar, mas Vinicius, você sempre fez isso?
Não, comecei a organizar minha vida melhor após perceber que não sabia como estava a distribuição das horas no meu dia a dia, pois comecei a usar muito a frase “Não tenho tempo”. Com isso eu comecei a estudar sobre gerenciamento de tarefas e me apaixonei por gerenciamento de projetos, onde tive a oportunidade de executar essa profissão em uma agência digital de São Paulo e me certificar como Certified Associate in Project Management (CAPM) uma certificação do PMI, instituto de gerenciamento de projetos.
Qual o primeiro passo para você começar a organizar o seu dia a dia?
“O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes.” (Peter Drucker)
Em minha opinião, antes de buscar softwares de gestão de tarefas ou projetos, use uma dica simples que já utilizei e posso lhe dizer que funciona, e o melhor é que você pode começar agora mesmo sem complicação alguma.
Isso mesmo, papel e caneta, o segredo da organização não está no software que você vai utilizar, e sim em sua dedicação de se planejar e cumprir o seu próprio planejamento.
Então vamos lá, o que você precisa colocar no papel?
Escreva hoje o que você vai fazer amanhã com um intervalo de horas, faça isso antes de dormir, por exemplo:
Claro que isso é só um exemplo, porém pode começar nessa simplicidade e conforme verificar que toda a noite consegue praticamente checar tudo o que se comprometeu a fazer, você pode começar a evoluir e categorizar as tarefas, exemplo:
- Vida Pessoal
- Estudo
- Trabalho
- Reunião
- Projeto Pessoal
- Vida espiritual
- Saúde
E após isso, evoluir mais e mais, priorizando, criando subtarefas, utilizando gráficos de acompanhamento, relatórios, planejamento em tempos maiores como semanas, meses etc.
Iniciando com essa dica simples, após duas semanas você já pode começar a analisar os “papeis” e fazer as contas de quantas horas você está dedicando para cada categoria ou pilar de sua vida, e pode aperfeiçoar seus horários realocando tarefas, retirando o que está fazendo por fazer e criando sentido em tudo o que você faz.
Importante
Transforme essas tarefas em compromisso, quando você estipula inicio e termino, isso faz você estimular seu comprometimento com a tarefa, torne as tarefas algo formal. Caso não se sentir motivado, utilize recompensas para certas tarefas como, por exemplo: eu só posso tomar café após fazer 30 abdominais. Claro, você não pode se enganar e tentar burlar as regras que você mesmo colocou, siga o cronograma, afinal foi você mesmo que definiu ele.
Isso é só o começo, caso queira saber sobre projetos, convido você a escutar esse podcast de 08 Minutos com uma pessoa que eu considero um mestre em gerenciamento de projetos.
Clique aqui para ouvir o podcast.
Qual ferramenta eu posso utilizar para deixar mais profissional minha organização?
Existem diversas ferramentas gratuitas, pagas e trial para você utilizar e organizar o seu dia ou mesmo sua empresa e projetos, abaixo vou listar algumas e após isso vou falar a que eu utilizo.
Ferramentas Gerenciar para Projetos e Tarefas
Eu já utilizei algumas das citadas acima, porém o que melhor se encaixa para mim ultimamente é a ferramenta ASANA, ferramenta de fácil manuseio que você aprende rapidamente como, por exemplo: criar projetos, tarefas, definir responsáveis e muito mais, abaixo um vídeo explicativo dessa ferramenta.
Espero que essa simples dica possa te ajudar a começar organizar melhor seu dia a dia, seus projetos, sua empresa e fazer com que você saiba como está gastando o seu tempo, afinal “tempo é dinheiro”.
“Não temos como refazer o passado, mas o futuro está à nossa disposição, para ganharmos ou perdermos.” (Lyndon Johnson)
Observação importantíssima!
Se você leu até aqui, percebesse que você tem interesse em melhorar a produtividade da sua vida pessoal e profissional, enriquecer seu conhecimento e analisar novas oportunidades, por isso lhe convido a conhecer nossa área de soluções, pois podemos te ajudar muito no mundo digital e essa parte você pode tirar de sua lista de tarefa e deixar que nós da Consultoria Digital cuidamos dessa tarefa para você.
Um forte abraço.
