A convite da Resultados Digitais, ministrei um treinamento sobre como a capacitação do time da sua agência pode ser um grande diferencial para o crescimento da sua empresa.
Para contextualizar, em 2019, a Consultoria Digital ganhou em 2º lugar o prêmio de Maratonistas de Conhecimento, que é uma premiação entregue no RD Summit para as agências que mais dedicaram horas de estudo e engajamento com os treinamentos fornecidos para os parceiros RD.
Neste artigo, venho compartilhar o conteúdo do treinamento.
Objetivo do treinamento
O treinamento teve três principais objetivos:
- Construir uma cultura de crescimento acelerado por meio da capacitação;
- Definir um framework de aprendizado e educação continuada de fácil aplicabilidade na rotina da agência;
- Criar e acompanhar indicadores de impacto e sucesso de uma equipe mais capacitada.
Mas, antes de iniciar o conteúdo propriamente dito, precisamos fazer uma breve introdução ao cenário das agências iniciantes.
Desafios de toda agência iniciante
Existem algumas dificuldades que nem todos estão atentos quando decidem abrir uma agência. Listo os principais abaixo:
Falta de processos claros
Normalmente, um profissional de marketing opta por abrir sua agência e tem bons conhecimentos sobre o negócio, mas isso não garante que ele detenha total conhecimento de 100% dos processos administrativos e produtivos do negócio, e isso é um grande desafio a ser vencido.
Falta de informações para saber se estamos fazendo direito
Também é muito comum que os profissionais se sintam perdidos com alguns processos, pois não possuem base de comparação com outros profissionais e sempre ficam com o sentimento de que é possível fazer melhor.
Dificuldade de treinar internamente toda a equipe
Conforme a agência cresce, novas pessoas precisam ser contratadas e, também, treinadas. E por ter um quadro de colaboradores enxuto, o cronograma sempre está apertado e falta tempo para treinar os colaboradores internamente com qualidade.
Custos elevados para ter acesso aos melhores treinamentos
Para resolver o problema da falta de tempo, existe a possibilidade de terceirizar a capacitação do time com profissionais dedicados a isso, mas, normalmente, isso tem um custo elevado, e a maioria das agências iniciantes não pode fazer esse investimento regularmente.
Sabendo de todos esses pontos, como uma agência iniciante pode capacitar o seu time e, graças a isso, crescer?
Framework de lifelong learning para agências
Para solucionar esse problema, trago um framework simples, porém poderoso para que você possa aplicar em sua agência.
Este modelo visa ensinar a:
- Mapear os processos e descobrir o que sua agência precisa adquirir de conhecimento
- Definir os responsáveis por adquirir cada conhecimento
- Mensurar a evolução do seu time
Veja cada uma das etapas deste framework.
Processos
Nesta etapa do framework, temos os seguintes passos:
- Definir todas as atividades da agência
- Detalhar os processos
- Mapear as deficiências de conhecimento
Definir todas as atividades da agência
Liste todos os seus departamentos e, para cada um deles, documente todas as atividades pertencentes a ele. Lembre-se de fazer isso com os setores administrativos e produtivos da sua agência, pois todos são importantes.
Exemplo:
Detalhar os processos
Cada atividade possui um processo para ser executada, porém, se não estiver documentada, cada pessoa poderá fazer do seu jeito, e isso irá gerar resultados distintos.
De forma simplificada, mapeie o processo de cada atividade.
Lembre-se de que todo processo possui:
- Começo: qual é o gatilho que dá início a esta atividade?
- Desenvolvimento: quais ações são feitas para que esta atividade chegue ao fim?
- Fim: qual é o resultado final que indica que esta tarefa foi concluída?
Veja dois exemplos:
Proposta comercial
Onboarding de novo cliente
Mapear as deficiências de conhecimento
Agora que você já detalhou os processos, identifique o que pode ser melhorado por departamento.
Para você identificar o que pode ser melhorado, seguem algumas sugestões:
- Analise o processo de outras empresas que apresentam um desempenho melhor que o seu
- Veja onde a eficiência do processo está baixa
- Mapeie problemas e reclamações constantes sobre um processo
- Avalie o motivo dos cancelamentos dos clientes
Exemplos:
Pessoas
O ditado “cachorro com dois donos morre de fome”, neste caso, é a mais pura verdade. É preciso definir responsabilidades e prazos para que as pessoas possam executar suas atividades.
Sabendo quais são as deficiências por departamento, agora basta definir quem será o responsável por adquirir o conhecimento e qual será o prazo para colocar em prática.
Exemplo:
Departamento: Vendas
Deficiência: Dificuldade na apresentação de propostas
Responsável: Daniel
Prazo para colocar em prática: 07/04/2020
Pessoas e o ambiente de trabalho
É importante reforçar como normalmente são os ambientes de trabalho das agências:
- Todos já estão cheios de prioridades
- Se não estiver no cronograma, dificilmente será feito
- Contam com as horas fora do expediente de trabalho para estudos (isso sobrecarrega seu time e baixa a produtividade)
E acredito que esse cenário não pertence apenas ao mundo das agências.
A solução, eu resumo em uma frase minha: “Se adquirir o conhecimento para resolver o problema é uma prioridade, coloque isso como uma prioridade no cronograma.”
Para transformar o seu ambiente, listo algumas estratégias que adotei para viabilizar o estudo da minha equipe:
- Sprints de trabalho semanais para flexibilizar as datas de entrega
- Planejamento de tarefas já com margem para imprevistos
- Horário de trabalho flexível
- Cronograma com os treinamentos sendo contemplados
Resultados
Só é possível ver novos resultados aplicando novas estratégias e, também, é muito importante ter dados históricos para mensurar a evolução.
No começo deste artigo, mapeamos como identificar as deficiências de conhecimento. Para cada uma delas, é possível extrair dados para acompanhar a evolução após colocar tudo em prática.
Comparar-se com outras empresas que têm um desempenho melhor que o seu
Neste ponto, o objetivo é criar a sua nova versão do processo, inspirando-se em outras empresas, mas lembre-se de que cada realidade é diferente e você não deve ficar preso ao resultado da outra empresa. O importante é que sua empresa/profissional/processo tenha evoluído no período.
Verifique se, após o treinamento e depois de aplicar o que aprendeu, seu time avançou e melhorou o processo proposto inicialmente.
A eficiência do processo está baixa
Se você identificou baixa eficiência, abaixo estão alguns indicadores que sinalizam que você e seu time evoluíram:
- Redução das horas de retrabalho
- Redução das horas extras
- Maiores resultados nos projetos
Problemas e reclamações constantes sobre um processo
Caso tenha encontrado este tipo de oportunidade, veja alguns indicadores da evolução:
- Redução no total de chamados
- Redução na quantidade de reuniões urgentes
- Aumento dos elogios
- Melhora no NPS
Avalie o motivo dos cancelamentos dos clientes
Este é um dos principais meios de identificar oportunidades de melhoria e, também, o mais fácil de identificar, pois será nítida a redução de cancelamentos por determinada causa mapeada.
Recapitulando
- Processos
- Definir todas as atividades da agência
- Detalhar os processos
- Mapear as deficiências de conhecimento
- Pessoas
- Definição de responsabilidades
- Ajustes do ambiente de trabalho
- Resultados
- Dados históricos
- Aplique o que aprendeu
- Analise a evolução
Modelo para você utilizar
Se você deseja ter esse framework de forma visual, montei um modelo na ferramenta MindMeister. Nesta ferramenta, você pode criar gratuitamente mapas visuais que vão ajudar na organização dos departamentos da sua empresa.
Clique aqui para fazer uma cópia do meu modelo.
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